Control horario de trabajadores

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Control horario , presencia, accesos en puesto de trabajo

Esta semana hemos sido todos conscientes en todos los ámbitos, tanto las empresas como los trabajadores, que las empresas obligatoriamente deben poner a su disposición, los medios suficientes para registrar los horarios reales de entrada y salida del trabajo, mediante el control efectivo de horario, presencia, accesos, en el puesto de trabajo. Es decir dotar de un control horario trabajadores

¿Qué dice la Ley?

Aunque ya venía avisándose hace meses, con efectos de 12 de mayo de 2019 el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modifica el art. 34 ET,  instaurando el deber de la empresa de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente.

Registro obligatorio de la jornada en todos los casos

De forma directa sobre la obligación del registro de jornada, tras la modificación realizada en los art. 34 ET, encontramos las siguientes novedades:

– El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

La empresa ha de “garantizar” el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda existir en la empresa.

La organización y documentación del registro de jornada, ha de realizarse mediante:

a) negociación colectiva.

b) acuerdo de empresa.

c) decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.

Necesidad de conservar los registros de jornada efectuados durante cuatro años.

–  Necesidad de tener los registros a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Quiénes están exentos del control de horarios?

En medio de toda esta Ley el Ministerio de Trabajo, ha salido una “guía práctica” sobre cómo aplicar el registro horario y evitar las sanciones que acarrea el incumplimiento.

A continuación, os exponemos las personas que están exentas del control de horarios.

  • El personal de alta dirección, sus mandos intermedios y de confianza
  • Servicios del hogar, artistas, deportistas, estibadores o discapacitados
  • Personal con disponibilidad del tiempo de trabajo o plena disposición horaria
  • Los contratados a tiempo parcial o los trabajadores móviles (algunos transportes por carretera)
  • Socios trabajadores de las cooperativas
  • Autónomos sin trabajadores. (las empresas que subcontraten los servicios de trabajadores autónomos deberán llevar un control de su jornada.)

Os dejamos aquí la guía que ha editado el ministerio de trabajo, para que la echéis un vistazo: www.puntonet.es/guia-control-horario-jornada-laboral.pdf  

¿CÓMO Y CUÁNDO el control de horarios?

Los registros de jornada laboral deben tenerse al día, deben incluir el horario concreto de entrada, salida y guardarse durante cuatro años.

Si la Inspección de Trabajo se presenta en su empresa y no dispone de un sistema de control horario, o este  no está actualizado podrían imponerle una sanción que oscilaría entre 626 € a 6.250 €.

Un poco de historia “Fichar”

El sistema de fichar se conoce desde el invento del reloj de fichar, fue allá por la segunda mitad del siglo XIX en la industrialización. La siguiente generación de relojes calculaba de forma automática la jornada laboral e imprimían el tiempo en la tarjeta, de forma perforada.

En estos tiempos de altas tecnologías hemos dado un salto cualitativo hacia relojes de fichar electrónicos, por medio de un teclado en un sistema interactivo, de una tarjeta inteligente, por la huella de un dedo o reconocimiento de nuestra cara, también llamado registro biométrico. Estos sistemas además se utilizan para el control de acceso a áreas de seguridad en un edificio

Control horario trabajadores por Biometría

El reconocimiento dactilar o facial representa sin duda un desafío digital importante para todas las empresas y organizaciones, especialmente para los gobiernos, en el control horario trabajadores

La biometría facial o dactilar sigue siendo el punto de referencia preferido. Eso es porque es fácil de implementar y difícil de falsificar, además de la poca tolerancia a errores.

 No hay interacción física requerida por el usuario final. Además, la detección de huellas digitales y rostros, son procesos de coincidencia para verificación e identificación que son muy rápidos.

¿Qué es la biometría?

La biometría es simplemente el proceso de verificar su identidad, utilizando sus medidas, huellas dactilares  u otras características únicas de su cuerpo. Luego se utiliza para iniciar sesión en un servicio, una aplicación, un dispositivo, etc. Lo que hace complicado es la tecnología que hay detrás de la biometría.

La autenticación biométrica funciona al comparar dos conjuntos de datos. El primero está predeterminado por el propietario del dispositivo, mientras que el segundo pertenece a un visitante del dispositivo.

Si los dos datos son casi idénticos, el dispositivo sabe que “visitante” y “propietario” son uno y lo mismo, y le da acceso a la persona.

Por eso de momento es la mejor tecnología en control horario de trabajadores, escogida por las pymes.

¿Cómo afecta a nuestra privacidad?

La falta de regulación que existe en este terreno dificulta encontrar, el equilibrio entre la privacidad y los beneficios de sus aplicaciones. Sin duda algo que no frena a las compañías, a la hora de incorporarla a sus productos y servicios

Aunque se encuentran testando sistemas de reconocimiento facial, en las tiendas se ha llegado a medir el nivel de conversiones de los consumidores. Registrar sus hábitos de compra o utilizar su identificación para ofrecerles descuentos y promociones a medida.

¿Qué sistema escojo?

Actualmente los dos sistemas más implantados en el control horario trabajadores son el sistema de tarjetas y el control mediante huella dactilar o facial, llamado también biométrico.

El éxito de un sistema biométrico a menudo depende de elegir la modalidad biométrica correcta, pero no es fácil. Una investigación cuidadosa que incluya comparaciones rigurosas de las fortalezas y debilidades de la modalidad es un elemento importante para ayudar a seleccionar el hardware correcto. Los factores a considerar en la comparación pueden incluir: especificaciones, conveniencia, facilidad de uso, aceptabilidad, efectividad y presupuesto.

Hay muchas modalidades biométricas disponibles que incluyen huella dactilar , venas, reconocimiento facial, iris , voz, firma. Es importante comprender que no todas las modalidades biométricas tienen la capacidad de cumplir con los requisitos de cada organización, depende en gran medida del contexto de la aplicación de la industria.

El control presencia por huella digital aporta la ventaja de ser un sistema que refleja fielmente la presencia de los trabajadores en el lugar de trabajo: no surgen problemas como que los empleados no puedan fichar por que se olviden las tarjetas ni se puede dar la picaresca de que unos empleados fichen por otros. Las estadísticas que se generan reflejan fielmente la presencia del trabajador.

Actualmente un control de presencia por tarjetas requiere una inversión similar a un sistema por tarjetas. Sin embargo en el sistema de tarjetas hay que adquirir estas y se pueden perder necesitándose su reposición.

Ambos sistemas están ampliamente extendidos, sin embargo los relojes de huella dactilar cada día gana mayor terreno a la hora de fichar los empleados de una empresa.

Actualmente el sistema más efectivo y aceptado por los usuarios es el reconocimiento mediante huella, por ello es el que se ha extendido de una forma predominante sobre todos los demás.

Además actualmente se encuentran equipos notablemente avanzados y con un su coste que permite su implantación por pequeñas empresas.

Hay que tener en cuenta sin embargo algunas situaciones que se pueden dar al implantar relojes de fichar mediante la huella dactilar. Por ejemplo, algunas personas tienen una huella poco definida y ésta presenta problemas para que sea reconocida.

Sin embargo esta situación puede afectar tan solo a un 1% de la población y la solución es sencilla y normalmente pasa por registrar diferentes dedos. En caso de que ningún dedo fuera captado por el sensor la persona con una huella dactilar muy poco definida debería poder fichar de forma diferente, por ejemplo usando un código.

Es decir el control de presencia debería ofrecer la posibilidad de emplear un método alternativo de identificación, algo que, por otra parte, es común hoy en día.

Soluciones y diferencias a tener en cuenta

Hay algunos factores importantes que deben considerarse antes de elegir una modalidad biométrica en el control horario de trabajadores. Éstos incluyen:

  1. Exactitud

La precisión es uno de los aspectos más importantes a evaluar al elegir una modalidad biométrica. Se basa en varios criterios que incluyen la tasa de error, la tasa de aceptación falsa), la tasa de identificación, la tasa de rechazo falso y los estándares adicionales del sistema biométrico.

  • Capacidades anti-spoofing

A medida que los sistemas de reconocimiento biométrico se generalizan, se presta más atención a posibles ataques directos, donde los intrusos potenciales pueden acceder al sistema interactuando con el dispositivo de entrada del sistema.

Tales intentos se conocen comúnmente como ataques de suplantación de identidad.

Una protección fuerte contra la suplantación de identidad es una necesidad para la modalidad biométrica correcta, para el control horario de trabajadores

  • Aceptabilidad

La aceptación del usuario es el eje del éxito de la implementación de la gestión de identificación biométrica. Ciertas modalidades biométricas pueden tener un estigma asociado (por ejemplo, biometría de huellas digitales y criminalidad) que puede afectar negativamente la percepción del usuario en ciertas culturas. Es importante comprender qué modalidades son aceptables y cuáles pueden causar problemas de aceptación por parte del usuario.

  • Rentabilidad

El costo es un factor importante a considerar al elegir la mejor y más efectiva modalidad de hardware biométrico. Dependiendo de la tecnología subyacente y las características del hardware, ciertas modalidades pueden ser más rentables que otras. Es importante reconocer que una inversión inicial en biometría puede recuperarse y, a menudo, en un corto período de tiempo para lograr un rápido retorno de la inversión.

  • Higiene

El hardware biométrico dependiente del contacto es un factor importante a considerar antes de hacer una inversión. Muchas implementaciones nuevas en industrias que prestan mucha atención al control de infecciones prefieren usar modalidades biométricas sin contacto por razones de higiene.

Nuestra elección

Dentro de todos equipamientos sobre los que hemos hablado, nosotros tenemos que elegir por sus características un reloj biométrico de huellas dactilares, como la solución más cómoda para la PYME, dentro de nuestros clientes

1: Captura rasgos biológicos únicos. Los relojes biométricos utilizan tecnología para detectar a una persona según su composición individual.

2: Confíe en la precisión de qué empleado está en el reloj. Los atributos fisiológicos biométricos no pueden ser duplicados o falsificados. Los supervisores y gerentes se sienten seguros de que están realizando un seguimiento preciso del tiempo y la asistencia de cada empleado.

3: Prevenir las prácticas de falsificación, es ilegal y ha costado a muchos empleadores millones de euros en pérdidas financieras cada año. Se previene fácilmente con relojes biométricos. Debido a que el reloj captura los rasgos únicos de cada empleado, un compañero de trabajo no puede marcar el ingreso o la salida de otro empleado pretendiendo ser ese empleado.

4: el lector biométrico de huellas dactilares elimina el robo de tiempo. Las compañías también pierden enormes cantidades de horas de trabajo cada año porque los empleados pierden 20 minutos por día, como mínimo. Calcular este tiempo perdido y su impacto en la línea de fondo es imposible con un método antiguo de administrar el tiempo de los empleados. Ese problema se ha ido para siempre con este sistema de reloj de tiempo.

5: La toma de huellas biométricas también controla a los trabajadores remotos. Esta innovadora tecnología puede integrarse con dispositivos móviles o internet. El uso de la biometría permite a los empleadores monitorear a los empleados que trabajan en lugares remotos, incluso si están a medio camino en todo el mundo.

6: Mejorar la satisfacción laboral de los empleados. La moral puede dañarse cuando los empleados dan tiempo adicional sin privilegios adicionales. Los supervisores pueden identificar a los empleados con datos del reloj biométrico. Usando la información de asistencia precisa capturada, pueden recompensar a los empleados en consecuencia.

7: Incrementa la productividad. Los empleados que se sienten mejor acerca de sus trabajos trabajarán mejor. Los sistemas anticuados de tiempo y asistencia no rastrearán con precisión su productividad. La biometría elimina barreras como el robo de tiempo y aumenta las tasas de productividad.

8: Aumentar las ganancias de la empresa. Un beneficio directo para elevar las tasas de productividad es aumentar las ganancias. El uso de la biométrica para el tiempo y la asistencia permite a las empresas alcanzar los niveles más altos de productividad. Las empresas ya no pierden dinero por el mal seguimiento y las prácticas. Verán las ganancias en los estados financieros.

9: Mejore la responsabilidad de los empleados para la administración del tiempo con un registro de auditoría. Los datos recopilados con los relojes biométricos crean una pista de auditoría concreta para los registros de tiempo y asistencia. Al mejorar la responsabilidad y la responsabilidad, los empleados tienden a responder de manera diferente a cómo se administra su tiempo en el trabajo. La precisión de identificar quién llega tarde, quién toma descansos frecuentes o prolongados disuade esos comportamientos.

10: Integrar con los sistemas actuales. La flexibilidad de un reloj de huellas dactilares permite que funcione bien solo o con llaveros y tarjetas magnéticas.

En definitiva

Los relojes biométricos de huellas dactilares han llegado en el momento perfecto para relevar a los departamentos de recursos humanos, supervisores y gerentes de las tediosas tareas a menudo asociadas con el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados. Esta tecnología fue diseñada para rastrear específicamente a los empleados basándose en rasgos de carácter individuales que no se pueden duplicar.

La precisión en biometría maximiza la productividad y las ganancias, al tiempo que minimiza los costos de mano de obra. Los empleados también se dan cuenta de los beneficios de aumentar su productividad y responsabilidad.

Teniendo en cuenta los muchos beneficios de implementar este sistema de ahorro de costos en la función de tiempo y asistencia de los empleados, los empleadores tienen todas las razones para adoptar los relojes biométricos.

Estos son algunos de los factores principales a considerar para la compra en su próximo proyecto. Si necesita ayuda para determinar qué modalidad biométrica sería la más adecuada para sus proyectos, consulte a nuestros especialistas en PUNTONET, tenemos una solución, para cada necesidad.

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